Escalpade
Politique de confidentialité

Politique de confidentialité

 

Déclaration                                                                       Version du 1er août 2019

1. Engagement

Les dirigeants, le personnel et les bénévoles de l’ASBL Escalpade et de ses entités accordent une grande importance à la protection des données personnelles. Nous nous engageons à respecter au mieux votre droit à la vie privée et à protéger les données à caractère personnel que vous nous communiquez. La présente déclaration a pour objectif de vous informer sur l’utilisation et le traitement de vos données personnelles ainsi que sur vos droits.

 

La présente déclaration est susceptible d’être modifiée notamment pour répondre aux évolutions organisationnelles, légales, réglementaires et techniques.

2. Base légale

La présente déclaration se base sur le règlement UE 2016/679 intitulé « Protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel », aussi appelé par l’acronyme RGPD, et de sa transposition en droit belge. Le texte du règlement est disponible sur http://eurlex.europa.eu et sur le site national de l’Autorité de Protection des Données : https://www.autoriteprotectiondonnees.be.

3. Domaine d’application

Notre déclaration engage l’ASBL Escalpade, rue de la Ferme des Bruyères 2 à 1348 Louvain-la-Neuve.

4. Information, formation et confidentialité

La personne responsable du bureau de l’association ASBL Escalpade veille à informer et, au besoin, à former les intervenants qui ont accès à des données personnelles. Voir aussi § 7. Qui a accès aux données ?

5. Quelles données personnelles collectons-nous ?

Toutes les données personnelles vous concernant sont collectées directement auprès de vous. Nous n’utilisons pas de données privées venant de l’extérieur.

Nous collectons les données suivantes :

  • Au moins
    Civilité, Nom, Prénom,

  • Suivant les cas
    Adresse postale ou adresse(s) e-mail, téléphone, GSM

  • Si applicable
    Un historique de vos dons et/ou participations à des événements au profit de l'association

  • S’il existe un enregistrement lié
    le lien et sa nature avec une organisation, une entreprise, un parent (époux, enfant, parent)

6. À quelles fins utilisons-nous vos données ?

Nous utilisons vos adresses, postales et/ou e-mail, afin de pouvoir vous informer de l’évolution de notre projet et de nos événements. Le but est de solliciter de nouveaux dons et/ou la participation aux événements que nous organisons au profit de l’association ainsi que de vous informer du bon usage de l’argent que nous récoltons.


Les données collectées ne seront utilisées à aucune autre fin.

7. Qui a accès à vos données ?

Vos données ne sont accessibles que par un nombre limité de personnes au sein de notre association. Les personnes qui sont en contact avec vos données sont soumises à un engagement de confidentialité. L’accès aux données dans le système informatique est strictement personnel et protégé par un mot de passe.

 

8. Où et comment vos données sont-elles stockées ?

Vos données sont stockées dans une base de données. Cette base de donnée se trouve sur une machine virtuelle dans l’infrastructure Internet (dite “cloud”). Dans cette infrastructure externe, vos données sont protégées par cryptage et contre tout accès volontaire ou non par des tierces parties. Afin d’assurer la sécurité, l’intégrité et la confidentialité de vos données personnelles, nous veillons à ce que les mesures de protection de vos données restent adaptées à l’état de la technique. En outre, des backups quotidiens nous permettent, en cas d’incident, d’assurer la restauration du dernier état de notre base de données.

9. Vos données sont-elles partagées avec des tiers ?

Il peut arriver que nous fassions appel à un sous-traitant pour effectuer l’envoi d’un mailing postal. Dans ce cas, le sous-traitant reçoit vos données sur un support informatique pour imprimer les étiquettes d’adresses. Ce sous-traitant est soumis à un engagement de confidentialité acté formellement dans un document spécifique. Ce document engage le sous-traitant à faire en sorte que le personnel en contact avec les adresses soit lui-même soumis à une obligation de confidentialité. Toute trace du fichier d’adresses transmis doit être effacée des supports informatiques du sous-traitant dès que le traitement a eu lieu.


En dehors de ce cas de figure, nous ne partagerons jamais vos informations personnelles avec un tiers, à quelque fin que ce soit.

10. Pendant combien de temps conservons-nous vos données personnelles ?

Par défaut, les données personnelles sont conservées 5 ans à dater de la date de création de l’enregistrement. Cette date de référence peut être réinitialisée si la personne y consent explicitement. La date de référence peut également être réinitialisée sur base du consentement implicite des personnes inscrites comme membres adhérents de l’association et/ou ayant pris part à des assemblées formelles telles que les AG.

Les données qui ont donné lieu à une transaction financière sont conservées 7 ans afin de respecter les obligations légales en matière de comptabilité.

11. Quels sont vos droits ?

Vous disposez de droits relatifs à vos données à caractère personnel. Ces droits sont listés ci-après :

  • Droit de consultation
    Sur simple demande, nous vous produirons un rapport listant toutes les données que nous conservons sur vous, la finalité de leur utilisation et leur durée de conservation.

  • Droit de rectification
    Vous êtes en droit de demander la rectification de vos données personnelles, que ce soit en cas d’erreur, de changement ou si elles sont incomplètes.

  • Droit à l’effacement
    Vous êtes en droit de demander la suppression partielle ou complète de vos données personnelles, sans avoir à en justifier la raison. Toutefois, si nous avons effectué avec vous des transactions commerciales ou encore émis pour vous des documents officiels, tels qu’une attestation fiscale, nous sommes légalement tenus de conserver les données associées. Dans ce cas, vous veillons à ce que vous ne soyez plus sollicité en anonymisant vos données dans notre base de données et/ou en les rendant techniquement inaccessibles.

12. Que se passe-t-il si vos données à caractère personnel font l’objet d’une fuite ?

En cas de fuite de données, par divulgation accidentelle ou intentionnelle, non autorisée et susceptible de porter atteinte à vos droits et libertés, nous sommes tenus de vous en
informer dans les meilleurs délais et de prendre toutes les mesures nécessaires afin d’y
remédier. Nous vous fournirons les coordonnées de la personne de contact, toutes les informations disponibles sur la nature de la fuite, sur ses conséquences ainsi que sur les mesures curatives et préventives que nous prendrons pour y remédier.

13. Que faire si vous n’êtes pas satisfait de la réponse donnée ou des actions prises par Escalpade suite à l’exercice d’un de vos droits ?

Le RGPD reconnaît 4 voies de recours listés ci-dessous avec un lien vers la notice explicative de l’autorité de protection des données :

 

1. Le droit d’introduire une plainte auprès de l’autorité de contrôle (Art. 77)

2. Le droit à un recours juridictionnel effectif contre l’autorité de protection des données

3. Le droit à un recours juridictionnel effectifl’entité qui traîte vos données (Art. 79)

4. Le droit d’agir par l’intermédiaire d’une représentation (Art. 80)

 
14. Comment nous contacter ?

Si vous avez la moindre question, vous pouvez nous contacter :

 

soit par e-mail à l’adresse :
Cette adresse email est protégée contre les robots des spammeurs, vous devez activer Javascript pour la voir.

 

soit par courrier postal à l’adresse :
ASBL Escalpade
rue de la Ferme des Bruyères 1
1348 Louvain-la-Neuve

Nous vous répondrons dans les plus brefs délais. 

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